4-2 weken voor het verrassingsfeest

Eten en drinken

Als het goed is, heb je al een keuze gemaakt hoe je het eten en drinken wilt regelen.

Als je catering hebt geregeld

• Als je catering hebt geregeld, dan hoef je waarschijnlijk niet veel meer te regelen.
• Check voor de zekerheid bij de catering wat er nog wel geregeld moet worden.
• Zorg er wel voor dat je de catering op de hoogte houdt van het aantal gasten en eventuele dieetwensen, zodat ze hier rekening mee kunnen houden.
• Vraag ook of ze kunnen helpen met het serveren van het eten en of ze voldoende servies en bestek meebrengen.

Als je zelf eten en drinken regelt

• Als je zelf het eten en drinken gaat regelen, maak dan nu definitieve keuzes en bepaal wat je wilt serveren.
• Is het feest inclusief een maaltijd? Overweeg dan of je gaat voor een buffet, een barbecue, of misschien iets anders zoals tapas.
• Ga je alleen voor hapjes en drankjes? Maak dan een lijst met wat je gaat serveren.
• Hou rekening dat je voldoende variantie hebt, ook voor mensen die vegetarisch eten.
• Wil je ook een taart? Hier zijn veel mogelijkheden voor; regel het op tijd!
• Maak een gedetailleerde boodschappenlijst. Stel een lijst samen van alle benodigdheden voor het eten en drinken.
• Vergeet niet om ook servies, zoals glazen, borden, bestek, en eventueel servetten, in te calculeren.
• De glazen en het servies kun je misschien van jezelf gebruiken, maar je kunt het vaak ook eenvoudig huren.
• Mijn persoonlijke favoriet; zorg voor leuke glasmarkers zodat iedereen zijn eigen glas hergebruikt.
• Daarnaast kun je overwegen om een drankstation of een zelfbedieningsbar in te richten, waar gasten hun eigen drankjes kunnen inschenken. Dit maakt het voor jou gemakkelijker en zorgt voor een gezellige, interactieve sfeer. Zorg voor een goede mix van non-alcoholische en alcoholische dranken, en overweeg ook om een paar bijzondere cocktails of mocktails te serveren.

Regel de decoraties

Regel alle versieringen die je wilt gebruiken bij het verrassingsfeestje.

• Kies ballonnen die passen bij het thema of de smaak van de eregast.
• Overweeg ook heliumballonnen voor een extra feestelijke uitstraling. Deze kunnen bijvoorbeeld aan stoelen worden vastgebonden of in een tros bij de ingang worden geplaatst voor een indrukwekkende entree.
• Zorg voor bijpassende slingers, vlaggetjes en gepersonaliseerde banners met een boodschap voor de jarige.
• Zorg voor tafelkleedjes en servetten, natuurlijk in het thema van het feest. Dit geeft een samenhangend geheel.
• Gebruik string lights, lantaarns, of lampionnen om een gezellige sfeer te creëren.
• Zorg dat de entree feestelijk versierd is, zodat gasten direct in de sfeer komen. Een ballonboog of welkomstbord kan hierbij helpen.
• Je kunt ook een rode loper uitrollen voor de jarig.
• Zorg wel dat de jarige dit niet direct ziet! Verberg de decoraties indien nodig tot het juiste moment om de verrassing compleet te maken.

Organiseer een gezamenlijke verrassing

Je zou kunnen zeggen dat het feest op zich al een verrassing is, maar het is leuk om er toch nog extra stil te staan bij de jarige.

• Plan een moment waarop alle gasten samen een lied zingen voor de jarige. Dit kan een klassiek verjaardagslied zijn, maar je kunt ook creatief zijn en een bekend nummer kiezen dat is aangepast met persoonlijke teksten over de jarige. Oefen het lied eventueel van tevoren, zodat het vlekkeloos verloopt en de jarige extra verrast wordt.
• Leg een mooi gastenboek neer waarin alle gasten iets persoonlijks kunnen schrijven voor de jarige. Dit kan een mooie herinnering zijn, een wens voor de toekomst, of een grappige anekdote.
• Veras de jarige met een cadeau van alle alle gasten, samen te leggen voor een groot cadeau waar de jarige echt blij van wordt.
• Laat elke gast een korte videoboodschap opnemen met een persoonlijke wens of herinnering. Monteer deze clips tot één lange video. Dit cadeau is niet alleen emotioneel, maar kan ook keer op keer worden bekeken.
• Maak een slideshow met foto’s van de jarig en speel deze af tijdens het feest.
• Vraag alle gasten hun favoriete recepten te delen en bundel deze in een persoonlijk receptenboek. Als de jarige van koken houdt, is dit een bijzonder cadeau vol met culinaire inspiratie van vrienden en familie.
• Als de jarige houdt van muziek, stel een playlist samen met zijn of haar favoriete nummers. Dit kan dienen als achtergrondmuziek tijdens het feest, en de jarige kan de playlist later blijven beluisteren als herinnering aan de speciale dag. Je kunt de gasten ook vragen om 1 lied per persoon uit te kiezen; zo wordt het een afspeellijst van iedereen.

Inkopen van alle spullen

Koop of regel alle benodigdheden. Dit omvat alles wat je nodig hebt voor de activiteiten, decoraties en versieringen. Denk hierbij aan:

• Zoals eerder genoemd; zorg voor alle versieringen zoals ballonnen, slingers, en tafelkleden die passen bij het thema van het feest.
• Eventuele extra benodigdheden zoals tafels, stoelen, of een partytent als het feest buiten plaatsvindt. 
• Vaak heb je zelf veel spullen en anders kun je misschien ook wat lenen bij familie of vrienden.
• Ook in dit geval kun je vaak veel huren. Dat is toch vaak net wat makkelijker als dat je alleen moest lenen.
• Materialen voor de geplande activiteiten, zoals een photobooth of karaokeset.
• Heb je een buitenfeest? Hou het weer goed in de gaten. Als regen wordt voorspelt, zorg dan ook voor een partytent. Overweeg ook om warmtelampen of dekens te regelen als het ’s avonds afkoelt.